Wir sorgen bei Projekten vor allem für rechtliche Sicherheit, Budgetkontrolle und eine reibungslose Abwicklung aller Personalkosten. Besonders wenn Projekte mit variablem Personal, Freelancern, Zeitarbeitern oder Überstunden umgesetzt werden, ist die Expertise entscheidend.
Projektmanagement
Unterstützung im Projektmanagement
- Kostenkalkulation und Budgetierung:
Wir berechnen im Vorfeld die exakten Personalkosten inklusive aller Lohnnebenkosten, Zulagen und Sonderzahlungen, damit das Projektbudget realistisch geplant wird.
- Überwachung des Projektbudgets:
Während des Projekts behalten wir die laufenden Personalausgaben im Blick und schlagen bei Budgetüberschreitungen frühzeitig Alarm.
01
Compliance
Rechtliche Absicherung & Compliance
- Prüfung auf Scheinselbstständigkeit:
Wenn Freelancer in das Projekt integriert werden, prüfen wir die Kriterien, um teure Nachzahlungen bei Rentenversicherung und Finanzamt zu verhindern.
- Einhaltung von Arbeitsrecht und Tarifverträgen:
Wir stellen sicher, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten, Mindestlöhne und tarifliche Zulagen (z. B. für Nacht- oder Sonntagsarbeit) exakt eingehalten werden.
- Rechtssichere Zeitarbeit:
Bei der Einbindung von externen Dienstleistern oder Arbeitnehmerüberlassungen überwachen wir die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Vorgaben.
02
Administration
Abrechnung & Administration
- Erfassung von Projektarbeitszeiten:
Wir richten Systeme zur Zeiterfassung ein und ordnen die geleisteten Stunden der Mitarbeiter den jeweiligen Projekt-Kostenstellen zu.
- Komplexe Abrechnungen:
Wir kümmern uns um die korrekte Vergütung von Überstunden, Boni, Reisekosten oder projektbezogenen Prämien.
- Schnittstelle zum Projektcontrolling:
Wir bereiten die Personaldaten so auf, dass das Controlling den wirtschaftlichen Erfolg des Projekts (ROI) präzise auswerten kann.
03
Bei IT-Projekten spielt ein Lohnbuchhalter eine wichtige Rolle an der Schnittstelle zur Systemintegration, wenn neue Softwarelösungen (z. B. ERP-Systeme oder HR-Tools) eingeführt oder miteinander verknüpft werden.
Schnittstellen-Einrichtung
Schnittstellen-Einrichtung
und Datenmigration
- Definition von Datenfeldern:
Wir legen fest, welche Daten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Steuer-IDs) zwischen Systemen wie SAP, DATEV oder Personio ausgetauscht werden müssen.
- Validierung bei Systemwechseln:
Bei der Migration von Altsystemen auf eine neue IT-Infrastruktur prüfen wir die Datenkonsistenz, um Abrechnungsfehler nach dem Go-Live zu verhindern.
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Automatisierung
Automatisierung von Prozessen
- Zeiterfassung & Zutrittssysteme:
Wir unterstützen die IT dabei, Zeiterfassungsterminals oder digitale Apps so zu integrieren, dass Arbeitszeiten, Überstunden und Schichtzulagen vollautomatisch in die Abrechnungssoftware fließen.
- Reisekosten- und Spesen-Tools:
Wir sorgen dafür, dass Reisekostenabrechnungen (z. B. via Concur) nahtlos in die Lohnbuchhaltung übertragen und steuerlich korrekt verarbeitet werden.
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Sicherheit
Compliance und Sicherheit
- Rechte- und Rollenkonzepte:
Da Lohn- und Gehaltsdaten hochsensibel sind, definieren wir im Rahmen der Systemintegration exakt, welche Mitarbeiter oder externen Projektmitglieder Lese- oder Schreibrechte erhalten (Datenschutz nach DSGVO).
- Testläufe (User Acceptance Testing):
Vor dem finalen Roll-out führen wir Parallelabrechnungen und Systemtests durch, um sicherzustellen, dass die programmierte Logik der neuen Schnittstellen fehlerfrei arbeitet.
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Bei der Prozessanalyse und -optimierung im Rahmen einer Systemintegration fungiert der Lohnbuchhalter als unverzichtbarer Fachexperte (Subject Matter Expert). Da er die gesetzlichen, steuerlichen und betrieblichen Abläufe im Detail kennt, sorgt er dafür, dass Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern grundlegend verbessert werden.
Prozessoptimierung
So helfen wir bei
der Prozessoptimierung
- Schwachstellenanalyse (Ist-Zustand):
Wir identifizieren manuelle Medienbrüche, doppelte Datenerfassungen und zeitintensive Excel-Insellösungen (z. B. bei der Provisions- oder Überstundenberechnung), die durch die Systemintegration abgeschafft werden sollen.
- Prozess-Design (Soll-Zustand):
Wie definieren den optimalen, schlanken Workflow. Ziel ist der Single Source of Truth-Ansatz: Daten werden nur noch an einer Stelle (z. B. vom Mitarbeiter oder der HR-Abteilung) eingegeben und fließen vollautomatisch bis in die Abrechnung.
- Standardisierung von Abläufen:
Wir helfen dabei, Wildwuchs bei Abrechnungsregeln (z. B. historisch gewachsene, komplexe Sondervereinbarungen bei Zulagen) zu reduzieren, damit das neue System möglichst im Standard und ohne teure Sonderprogrammierungen betrieben werden kann.
- Automatisierung von Kontrollschleifen:
Wie konzipieren automatisierte Validierungsregeln im System. Statt Listen manuell abzugleichen, meldet das System künftig automatisch Abweichungen (z. B. unplausible Zeiterfassungen oder fehlende Steuer-IDs).
- Change Management & Dokumentation:
Wir übersetzen die optimierten Systemabläufe in verständliche Verfahrensanweisungen für das Team und stellt sicher, dass die neuen Prozesse den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen.
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